Рано или поздно перед нами встает вопрос совершенствования техники делового письма. Это случается потому, что мы сами замечаем ошибки и «ляпы» в написанном нами тексте, или кто-то нам на них указывает. Как бы то ни было, но каждый работающий человек должен знать определенные законы и правила написания делового письма.
Здесь рассмотрены основные правила написания с точки зрения «новичка», обычного сотрудника, которому в силу своей профессиональной деятельности пришлось иметь дело с деловой перепиской.
Итак, первое, на что следует обратить внимание, как бы банально это не прозвучало – это грамотность. Да, да, знакомые до боли правила орфографии, пунктуации и словарные слова. Кстати, многие правила, которые никак не хотели запоминаться в юном возрасте, сейчас, после прочтения могут, вполне легко вами запомниться. Поэтому доставайте учебники или включайте Интернет, ведь учиться никогда не поздно.
Далее, следуют простые правила написания текста: краткость, точность, однозначность. В письме должны быть вступление, основная часть и заключение. Повествование ведется от третьего лица.
При составлении делового письма помните о том, что прочитав его, человек (даже тот, который не в курсе ситуации) должен полностью понять, о чем идет речь. Особенно это касается ответных посланий. Конечно, на ответном письме при регистрации вы ставите номер того письма, на которое ссылаетесь, но для экономии времени обозначьте сам вопрос, который поднимался ранее и только потом дайте на него ответ.
Каждый новый вопрос или тема начинается с нового абзаца. В ответном послании необходимо затронуть все вопросы, поставленные вашим коллегой по переписке. В случае ответов не на все вопросы - считается дурным тоном. Даже если на данный момент у вас нет ответа или ответ отрицательный, необходимо в корректной форме об этом упомянуть.
Деловая переписка не должна носить личностной окраски и отражать ваше эмоциональное состояние. Нейтральность, лаконичность, информативность – вот основа профессионального текста.
Избегайте употребления специфических слов и выражений, категорически не допустим сленг. Чтобы показать свой профессионализм, допустимо употребление определенных слов, касающихся вашей сферы деятельности, но с дальнейшей расшифровкой в тексте.
Если текст письма предполагает большое количество информации на нескольких листах, правильнее оформить его так: на первых 2-3 листах основная информация, а на приложениях – дополнительная. Это связано с тем, что деловое письмо имеет ограничения по объему.
Основа текста делового письма состоит из шаблонных фраз и словосочетаний. Однажды выработав «свои» фразы можно сразу вставлять их в текст, экономя тем самым свое рабочее время, а так же минимизируя вероятность различного написания деловых писем (ведь если в организации не следуют единому стилю, то каждый сотрудник будет писать так, как считает нужным, что ведет к «разнобою» и «разношерстности» деловой переписки, а это характеризует организацию не с лучшей стороны).
Деловые письма оформляются на бланке организации с обязательной подписью руководителя или лица, его заменяющего. Далее оно регистрируется и отправляется адресату курьером или по почте. Более подробную информацию об оформлении деловой переписки можно узнать из ГОСТ Р 6.30-2003, а так же поискать методические рекомендации по делопроизводству в Интернете.
Главное, не останавливайтесь: учитесь, читайте, анализируйте, и тогда деловые письма, написанные вами, будут говорить о профессионализме и компетенции вашей организации и положительно отразятся на деловой репутации.
Комментарии (0)